Riege Software
konzepthaus und HubSpot als digitale Wegbereiter:

Automatisierte Angebotsplattform für Riege Software

Riege Software ist ein führender Anbieter cloudbasierter Logistiksoftware für die Luft-, See- und Zollfracht. Das 1985 gegründete und seither privat geführte Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland unterstützt mit seiner SaaS-Plattform “Scope“ über 700 Kunden in mehr als 60 Ländern. Die Lösungen von Riege werden von über 11.000 Anwendern genutzt und stehen für Innovation, Effizienz und Nutzerfreundlichkeit.

Zentrale Datenverwaltung
in HubSpot
Mehr Effizienz
und Transparenz
Automatisierte
Angebotserstellung
Standardisierte
Workflows
Verbesserter
Kundenservice
Zukunftssicheres
und skalierbares System

Der Weg zur Lösung

Ausgangssituation: Langsame Prozesse und manuelle Angebotserstellung

Scope, das Flaggschiff-Produkt von Riege, wurde als digitaler Standard für die Logistikbranche entwickelt. Es ermöglicht global agierenden Unternehmen, alle Prozesse der Transportlogistik und Zollabwicklung in einer Plattform zu vereinen. Der Angebotsprozess war jedoch lange ein Schwachpunkt, bis Riege diesen automatisierte und modernisierte. Früher war die Angebotserstellung manuell, fehleranfällig und uneinheitlich: Mehrere Mitarbeitende waren beteiligt, es fehlten Standards, und Produkte sowie Preise wurden oft widersprüchlich dargestellt. Dies führte zu mehrfachen Käufen derselben Leistung und widersprüchlichen Vertragsklauseln, die oft weitere Klärungen erforderten.

Zudem dauerte der Prozess zwischen zwei Tagen und zwei Wochen, teils länger. Länderspezifische Anforderungen wie unterschiedliche Sprachen und Preise erschwerten die Abläufe zusätzlich.

Lösungssuche für ineffiziente und unskalierbare Abläufe

Ineffiziente Abläufe behinderten die interne Produktivität bei Riege und erhöhten das Risiko, Marktchancen zu verpassen. Durch wachsende Komplexität und fehlende Skalierbarkeit wurde evident, dass ein neues, flexibles System erforderlich war. Das Team begab sich also auf die Suche nach einer modernen, skalierbaren Lösung – mit einem klaren Fokus auf branchenspezifische Lösungen im Bereich Automatisierung und Usability. Durch Empfehlungen stieß Riege bald auf konzepthaus Web Solutions als erfahrenen Implementierungspartner für HubSpot-basierte Plattformen. 

Die Aufgabenstellung an konzepthaus

  • Ablösung des alten Systems und Integration aller bisherigen Funktionen
  • Sicherstellung von Skalierbarkeit und Flexibilität, um länderspezifische Anforderungen abzudecken
  • Automatisierung der Angebots- und Freigabeprozesse zur Reduktion manueller Arbeit
  • Migration und Neustrukturierung bestehender Datenbestände
  • Einführung eines benutzerfreundlichen, modernen Designs mit klaren Workflows

Herausforderung Von Datenmigration bis Kulturwandel

Die Implementierung der neuen Riege-Plattform stellte Technikpartner Konzepthaus vor komplexe Herausforderungen.

Zu den ersten Aufgaben zählten Datenmigration und Neustrukturierung, da gewachsene Datenstrukturen ein übersichtliches System verhinderten. Ziel war eine skalierbare Basis für das Angebotssystem. Prozesse wie Angebotserstellung, Freigaben und Vertragsprüfungen wurden automatisiert, um manuelle, fehleranfällige Workflows abzulösen.

Länderspezifische Anpassungen

Länderspezifische Anpassungen waren essenziell, da Kunden in über 60 Ländern unterschiedliche Sprachen, Währungen und rechtliche Vorgaben erfordern. Die Plattform fungiert als zentraler Hub und integriert diese Vielfalt flexibel.

UI/UX-Design und Schulungen sichern Akzeptanz

Ein modernes UI/UX-Design sollte Benutzerfreundlichkeit fördern und Akzeptanz sichern. Zudem begleitete ein kultureller Wandel den Systemwechsel, unterstützt durch Schulungen und Kommunikation, um alle Beteiligten einzubinden.

Das sagt
unser Kunde

Gunther Schlegel2
Wir brauchten dringend eine neue Lösung, die unseren Angebots- und Verkaufsprozesse verbessert und vereinfacht. Besonders die fehlende Skalierbarkeit und Standardisierung bereiteten uns Schwierigkeiten. Zum Glück hatten wir mit konzepthaus einen versierten Technologiepartner an unserer Seite, der unsere komplexen Anforderungen verstand – und erfüllen konnte.
GUNTHER SCHLEGEL,
Director Partner Management & Internal Automation bei Riege Software

Die Lösung

Maßgeschneiderte Plattform auf Basis von HubSpot

konzepthaus WebSolutions entwickelte im Gespann mit Riege eine maßgeschneiderte Lösung auf Basis der HubSpot-Plattform, die sowohl im Frontend als auch im Backend modernste Funktionen integriert und effizient kombiniert. Das Ziel des Teams: die Effizienz und Flexibilität der Angebots- und Verkaufsprozesse zu maximieren – und zugleich hohe Skalierbarkeit sowie Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.

Datenmigration und Standardisierung

Ein zentraler Bestandteil war die Datenmigration und Standardisierung. Die bestehenden Daten wurden bereinigt, standardisiert und erfolgreich in die HubSpot-Plattform migriert. Ein neuer, strukturierter Produktkatalog mit klar definierten SKUs und standardisierten Leistungsbeschreibungen wurde integriert, wodurch die Angebotsqualität verbessert und Fehler reduziert werden konnten.

Automatisierte Angebotserstellung

Die automatisierte Angebotserstellung war ein weiterer Meilenstein. Mit der neuen Lösung können Angebote jetzt schnell und professionell erstellt werden. Staffelpreise, Rabatte und länderspezifische Anpassungen werden automatisch berechnet, was den Prozess deutlich beschleunigt und die Fehlerquote senkt. Automatisierte Workflows für Freigaben, Angebotsprüfungen und Vertragsverwaltung sparen Zeit und sichern eine konstant hohe Qualität aller Abläufe. 

Benutzerfreundliches Design steigert Akzeptanz

Die Plattform erhielt außerdem ein benutzerfreundliches Design mit dezidierten Workflows. Diese visuelle und funktionale Neugestaltung erhöhte die Akzeptanz bei den Nutzern und optimierte die Bedienbarkeit.

Effizienz durch Echtzeitübersichten und zentrale Speicherung

Als Mehrwert-Features wurden Echtzeitübersichten über laufende Angebote, zentrale Dokumentenspeicherung und ein Reporting-Tool eingeführt, um die Effizienz der Angebotserstellung kontinuierlich zu überwachen. Alle relevanten Vertragsdokumente und Angebote werden nun zentral in HubSpot gespeichert, was den Zugriff und die Verwaltung vereinfacht. Das System bietet zudem die Flexibilität, zukünftige Erweiterungen wie die Integration von SAP umzusetzen.

Nahtlose Integration der HubSpot-Technologien

konzepthaus setzte im Projekt auf eine nahtlose Integration der HubSpot-Technologien: Der CMS Hub wurde für dynamische Seiten genutzt, der CRM Hub verwaltete Kunden- und Produktdaten zentral, während der Sales Hub die Angebotserstellung automatisierte. Ergänzend kam der Marketing Hub für personalisierte Kommunikation und der Service Hub für ein effizientes Ticketsystem zum Einsatz.
Unser Ziel war es, eine digitale Lösung zu schaffen, die effizient, flexibel und zukunftssicher ist. Mit dem Umstieg auf HubSpot-Technologien konnten wir die gewünschten Anforderungen von Riege voll erfüllen. Alle Prozesse von der Angebotserstellung bis zur Vertragsabwicklung werden nun zentral über die Plattform gesteuert, was die Nutzung und Transparenz für alle Beteiligten erheblich verbessert.
MONIKA WISSER
Geschäftsführende Gesellschafterin, konzepthaus Web Solutions

Ergebnisse Effizienz, Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit

Die Einführung des neuen Systems brachte Riege Software nachhaltige Verbesserungen:

Die Effizienzsteigerung reduzierte die Zeit für die Angebotserstellung von Tagen auf Minuten, dank automatisierter Prozesse und dynamischer Workflows. Dies optimierte Abläufe und verschaffte einen Wettbewerbsvorteil.

Automatisierung senkte Kosten, standardisierte Abläufe entlasteten Mitarbeitende und verbesserten die Ressourcennutzung. Gleichzeitig stieg die Datenqualität, da klare Strukturen Fehler minimierten und fundierte Analysen ermöglichten.

Die Plattform überzeugt durch Skalierbarkeit und Flexibilität, passt sich länderspezifischen Anforderungen an und bleibt zukunftssicher für Erweiterungen. Zudem fördert sie eine bessere Zusammenarbeit: Einheitliche Strukturen und eine zentrale Plattform verbessern Kommunikation und Kundeninteraktion deutlich.

Vorteile für RIEGE

Deutliche
Effizienzsteigerung
Kosteneinsparungen
durch Automatisierung
Verbesserte
Datenqualität
Skalierbarkeit
und Flexibilität
Bessere
Zusammenarbeit
Mit der neuen Plattform haben wir einen echten Quantensprung in unserer Arbeitsweise erreicht – von langen, manuellen Prozessen hin zu schneller, automatisierter Angebotserstellung. Angebote werden heute in Minuten erstellt, statt in Tagen, und die Prozesse sind effizient und skalierbar. Das System bringt uns insgesamt nicht nur deutlich mehr Effizienz und Transparenz, sondern stärkt auch die Zusammenarbeit mit unseren Kunden – wir können sie wesentlich schneller und präziser bedienen. Konzepthaus hat es geschafft, eine Plattform zu entwickeln, die uns und unsere Kunden nachhaltig unterstützt und begeistert.
GUNTHER SCHLEGEL
Director Partner Management & Internal Automation bei Riege Software

Eingesetzte HubSpot-Technologien

CMS im Frontend:
Dynamische Seiten für Angebote und Datenzugriff
CRM im Backend:
Zentrale Verwaltung von Kunden- und Produktdaten
Marketing Hub:
Kundenindividuelle Angebote und Kommunikation
Sales Hub:
Automatisierte Angebotserstellung und Revenue-Transparenz
Service Hub:
Ticketsystem für Kundenanfragen
Reporting-Tools:
Erfolgsmessung und Datenanalysen

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Als Experten für Technologie und Integration setzen wir auf die CRM-Plattform HubSpot, um Lösungen zu erschaffen, die weit über das Gewöhnliche hinausgehen.

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