Wie führe ich erfolgreich Integrationen durch?

Vielen Unternehmen verzeichnen derzeit in ihren Technologielandschaften hohe Wachstumsraten, die IT-Budgets steigen häufig. Verschiedene Prognosen sagen voraus, dass die Unternehmen einen Großteil ihrer IT-Budgets für SaaS (Software as a Service), auch bekannt als ein „cloudbasierte Bereitstellungsmodell“ (z.B. Hubspot), ausgeben werden. Um veraltete Technologie zu ersetzen, planen rund 44% der Unternehmen, ihre IT-Budgets bis Ende 2020 zu erhöhen.

Software as a Service (SaaS) ist ein Teilbereich des Cloud -Computings. Das SaaS-Modell basiert auf dem Grundsatz, dass die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt werden. 

Welche Probleme bringt Saas mit sich?

Der Einsatz von Saas bringt hauptsächlich zwei Probleme mit sich:

• Die Betriebskosten sind in vielen Unternehmen sehr hoch
• Das Vertrauen in die Systeme (sowohl in Bezug auf das, was sie bieten, aber auch in Bezug auf die Fähigkeit, den Daten wirklich zu vertrauen) ist häufig gering.

Mit anderen Worten: Viele Unternehmen geben mehr Geld für SaaS-Lösungen aus, als Sie benötigen und darüber hinaus erhalten sie in vielen Fällen nicht den besten Nutzen aus diesen SaaS-Lösungen.

Wie können Sie in Ihrem Unternehmen Ihre SaaS-Landschaft optimal verwalten und integrieren?

Bevor Sie neue Integrationen in Betracht ziehen, benötigen Sie einen Überblick über alle Anwendungen, die derzeit in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Außerdem sollten Sie sich auch einen Überblick verschaffen, welche Mitarbeiter welche SaaS-Anwendungen nutzen. Wie ist alles und jeder miteinander verbunden? Unabhängig davon, welche Integrationen Sie derzeit verwenden, ist es wichtig, dass Sie diese überwachen, um sicherzustellen, dass sie korrekt mit Ihrer Datenbank synchronisiert werden und dass sie einem klaren Zweck dienen.

Vermeiden Sie diese fünf Fehler bei der Durchführung Ihrer Integrationen!

Prüfen Sie für Ihr Unternehmen zunächst folgende Punkte: Haben Sie zu viele Integrationen auf einmal durchgeführt? Oder haben Sie den eventuell den Überblick verloren und vergessen, einige Anwendungen zu trennen, die jetzt „schmutzige Daten“ mit Ihrem CRM synchronisieren?

Vom Marketing bis zum Finanzwesen gibt es „Fallstricke“, die Sie bei der Überwachung, Verwaltung oder Auswahl neuer Integrationen für Ihr Unternehmen beachten sollten.

Die gute Nachricht ist, dass Sie diese häufig auftretenden Fehler leicht vermeiden können, wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen:

1. Handeln Sie nicht aus einem Impuls heraus

Die voreilige Integration einer Anwendung - nur, weil es sich hier um die neueste Technologie handelt - ist wenig sinnvoll.

Denken Sie stattdessen daran, dass die Integration den Zielen und Prioritäten des Unternehmens entsprechen muss. Was erhoffen Sie sich davon? Gibt es Lücken, die mit einer Integration geschlossen werden können? Wenn Sie zum Beispiel das Marketingteam leiten, suchen Sie vielleicht nach einer Integration, die Ihnen einen besseren Überblick über die kommerziellen Auswirkungen Ihrer Marketingleistung verschafft? Oder vielleicht sind Sie ein Vertriebsleiter, der seinen Umsatz steigern und seine Reichweite erhöhen möchte?

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Bedürfnisse Ihrer verschiedenen Abteilungen zu definieren, erhalten Sie die Klarheit, die Sie benötigen, um eine Integration zu wählen, die nicht nur gut zu Ihren aktuellen Prozessen passt, sondern auch dazu beiträgt, Ihre Geschäftsziele zu erreichen und Ihren Umsatz zu steigern.

2. Integrieren Sie nie mehrere neue Anwendungen auf einmal

Die gleichzeitige Integration mehrerer Anwendungen sorgt oftmals für Schwierigkeiten und kann außerdem Verwaltbarkeit dieser Anwendungen verringern. 

Integrieren Sie darum ich Ihrem Unternehmen neue Anwendungen nur schrittweise, wobei diejenigen Integrationen, die für Ihre Geschäftsprozesse am wichtigsten sind, an erster Stelle stehen sollten. Erstellen Sie für Ihre künftig wichtigsten Anforderungen eine Prioritätenliste, die mit allen Abteilungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist.

3. Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung von Schulungen und Support

Haben Sie bei der Integration neuer Anwendungen in Ihrem Unternehmen auch an  den dafür notwendigen Support und an Mitarbeiterschulungen gedacht? Wenn Ihre Angestellten nicht ausreichend werden, wie man diese neuen Integrationen nutzt, oder wenn sie nicht wissen, von wem sie technischen Support erhalten, gestaltet sich der Einführungsprozess eher schwierig.

Stellen Sie darum Ihren Mitarbeitern einen „Schritt-für-Schritt-Plan“ zur Verfügung, der Informationen darüber enthält, wie eine neue Integration zu verwenden ist und wie diese in aktuelle Arbeitsprozesse integriert werden kann., Nur so können Sie sicherstellen, dass Integration erfolgreich ist. Sie müssen die Gewissheit haben, dass die Integration Ihre Arbeitsabläufe nicht stört. Der Übergang sollte so nahtlos wie möglich erfolgen. Achten Sie auch darauf, dass neuen Anwendungen die optimale technische Dokumentation und Schulungsunterstützung bieten, um eine reibungslose Integration zu ermöglichen 

4. Denken Sie an „verwaiste“ Anwendungen

„Verwaiste Anwendungen“ treten in Ihrer Firma typischerweise dann auf, wenn der Mitarbeiter, der diese Anwendung ursprünglich angeschafft hat, nicht mehr für Ihr Unternehmen tätig ist. In diesem Falle besteht nun kaum mehr die Möglichkeit, zu überwachen, wie viel Geld die Nutzung der Anwendung noch immer kostet, wann oder ob das Abonnement erneuert wurde und ob die verschieden Abteilungen Ihres Unternehmens die Anwendung überhaupt noch nutzen. Um in Ihrem Unternehmen Kosten zu sparen, prüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob Sie noch für nutzlose „verwaiste Anwendungen“ zahlen

5. Halten Sie nicht länger an veralteten Anwendungen fest

Aufgrund der schnellen Geschwindigkeit, mit der sich Anwendungen weiterentwickeln, kann Ihr „SaaS-Stack“ schnell veraltet sein. Ein SaaS-Stack ist eine Sammlung von Softwarelösungen, die von Anbietern aus der Ferne betrieben und verwaltet werden. Diese Anbieter liefern die Auswahl der Software auf der Grundlage der Bedürfnisse ihrer Kunden. Prüfen Sie also regelmäßig  den Saal-Stick" in Ihrem Unternehmen auf Aktualität.