Projektmanagement bei konzepthaus
Virtuoses Jonglieren von Plänen und Ressourcen!

Katharina Messmer ist die Person bei konzepthaus Web Solutions, bei der viele Fäden zusammenlaufen: Als Projektmanagerin im Bereich Softwareentwicklung besetzt sie die Schnittstelle zwischen Kund:innen und Entwickler:innen. Von der Planung, der Ausführung bis hin zur Überwachung und dem Abschluss eines Projekts laufen viele Einzelschritte, große und kleine Teilaufgaben sowie eine Vielzahl von Entscheidungen tagtäglich über ihren Desktop.

Wie würdest du deinen Tagesablauf beschreiben?

Katharina: „Nachrichten checken, Daily Meeting, Besprechungen, Arbeit an den Projekten!“

Was bedeutet das konkret? Wie organisierst du die unterschiedlichen Anforderungen?

Katharina: „Ich prüfe in den unterschiedlichen Kommunikationskanälen, was in den jeweiligen Projekten gerade anliegt, wo es aktuelle An- oder Nachfragen gibt bzw. welcher Handlungsbedarf besteht. Das läuft über Mails, aber vor allem auch über Tickets. (In Ticketsystemen werden Aufgaben gestellt, Teammitgliedern zugewiesen und in ihrem Fortschritt überprüft.) Um hier unsere Ressourcen sowie die der Kund:innen optimal zu nutzen, stimmen wir uns innerhalb des CMS-Teams im Daily Meeting sehr genau und flexibel ab.

Des Weiteren habe ich immer wieder Besprechungen mit Kund:innen zu einem laufenden Projekt oder
im Rahmen einer anschließenden Betreuung. Ein wesentlicher Bestandteil meines Tags ist auch die inhaltliche Arbeit am einzelnen Projekt: Ich formuliere fachliche Anforderungen in technische Beschreibungen um, erstelle Budgets und Zeitpläne, koordiniere personelle Ressourcen oder führe Qualitätskontrollen durch. Wer macht wann was?, In welcher Reihenfolge arbeiten unsere Software-Entwickler:innen die anstehenden Aufgaben ab, wo sind ihre Prios, wie kann ihre Zeit am effizientesten genutzt werden?, Liegen wir im Zeit- und Budgetplan? – Das sind die Fragen, die ich mir immer wieder stelle.“

Das klingt nach einem Tag der 100 Entscheidungen bei einem breiten Aufgabenspektrum...

Katharina lacht: „Ja, das ist oft so! Das Jonglieren mit Ressourcen und ständige Neuentscheiden sind für mich im Projektmanagement die größten Herausforderungen. Aber gerade in der Software- Entwicklung ist Agilität das A und O. Die CRM-Plattform HubSpot lässt sich nur agil bearbeiten, so können wir Anpassungswünsche tatsächlich maßgeschneidert umsetzen.

Gleichzeitig finde ich toll, wie viel Selbstbestimmung ich habe und wie meine Arbeit den Erfolg eines Projekts beeinflusst. Außerdem weiß ich, es gibt ein Backup: Jedes Projekt kann mal ins Stocken kommen. Das ist dann kein Problem, wenn a) jemand die Übersicht hat, nämlich ich (schmunzelt), und b) ein Team am Start ist, das flexibel arbeitet sowie gemeinsam konstruktiv nach Lösungen sucht.

Und ja, mein Tag ist sehr abwechslungsreich! Ich mag die Kommunikation mit den Kund:innen und dem Entwicklerteam, meine Schnittstellenfunktion und den übergeordneten Blick. Bei mir laufen die Fäden zusammen!“

Du bist 2018 zu konzepthaus gekommen - drei Jahre nach Firmengründung. Was hat sich seitdem
verändert?

Katharina: „Zunächst einmal unser Angebot: Anfangs haben wir auch die Entwicklung von Websites und –shops angeboten. Jetzt sind wir als HubSpot-Partner auf diese eine CRM-Plattform spezialisiert. Außerdem konnten wir ein großes Team von mittlerweile 37 Mitarbeiter:innen aufbauen und greifen so auf Expert:innen in verschiedenen Bereichen zurück. Dadurch wird der Druck weniger. Fällt beispielsweise mal ein:e Entwickler:in aus, lässt sich das kompensieren.

Ich würde auch sagen, wir arbeiten in noch professionelleren Strukturen. Besonders der Umzug in die neuen Office-Räume hat unser Feeling von Professionalität nochmal besonders verstärkt. Trotzdem ist es bisher gelungen, den Charme des ganz Persönlichen aus den Anfangsjahren zu bewahren: Bei konzepthaus kennen wir uns untereinander und stehen in einem guten Kontakt. Hier wünsche ich mir sehr, dass sich das und die flachen Hierarchien beibehalten lassen, auch wenn konzepthaus weiterhin wächst.“

Was macht es für dich auch nach sechs Jahren reizvoll, bei konzepthaus zu bleiben?

Katharina: „Ganz klar das Team. Natürlich kam es im Laufe der Jahre zu personellen Veränderungen, aber die Grundstimmung, der offene und respektvolle Umgang, ist über all die Jahre geblieben: Wir arbeiten zusammen und miteinander!

Außerdem habe ich hier jederzeit die Chance, mich weiterzuentwickeln. Anfangs war ich zum Beispiel zusätzlich in der Buchhaltung und Verwaltung tätig. Als ich dann weniger unterschiedliche Bereiche bedienen und mich rein auf das Projektmanagement fokussieren wollte, habe ich das Thorsten und Monika, der Geschäftsführung, kommuniziert. Mein Wunsch wurde gehört! – Das schätze ich sehr.

Auch der Weg der Firma ist mitreißend: Mich macht es stolz, Teil so einer Wahnsinns-Entwicklung zu sein. Und für die Zukunft denke ich, cool, da kommt noch was: Das will ich miterleben, da will ich mich weiter einbringen!“

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